Данные подаются до 15 числа месяца, следующего за тем, в котором сотрудник написал заявление или были кадровые изменения. Первый раз — до 17 февраля 2020 года.

С 2020 года в РФ вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Чтобы вносить в них данные, работодатель обязан представлять в пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме «СЗВ-ТД».

В 2020 году работодатель должен сдать СЗВ-ТД, если в отчетном месяце: Хотя бы один сотрудник написал заявление: о сохранении бумажной трудовой книжки; о переходе на ЭТК. Были кадровые изменения: прием на работу нового сотрудника; перевод на другую должность, между подразделениями и прочее; переименование работодателя; установление (присвоение) работнику второй и последующих профессий или разряда; увольнение сотрудника; запрет занимать должность (вид деятельности). Если кадровых изменений нет, и никто из сотрудников еще не написал заявление, нулевой СЗВ-ТД отправлять не нужно. Также СЗВ-ТД не сдают ИП, у которых нет наемных работников.

Если сотрудник в заявлении указал, что хочет вести трудовую книжку: в электронном виде — работодатель вносит запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку и возвращает ее работнику; в бумажном виде — работодатель ведет трудовую книжку одновременно и в электронном, и в бумажном виде.